Com a Certificação Digital é possível saber, com absoluta precisão quem são os envolvidos em transações de negócios pela Internet e realizar operações comerciais com segurança sigilo e agilidade.
1. O QUE É UM CERTIFICADO DIGITAL?
Certificados Digitais são documentos eletrônicos que permitem comprovar a identidade de consumidores e empresas para garantir transações comerciais, financeiras ou troca de correspondências. Para isso são utilizadas as mais avançadas tecnologias para validação de dados, criptografia e assinatura eletrônica.
O rigoroso processo de emissão de Certificados Digitais confere às transações via Internet o cumprimento dos quatro principais requisitos de segurança e confiabilidade em negócios:
1.1. Autenticidade – confirmação de identidade com base em dados cadastrais para identificação dos envolvidos nos nas negociações.
1.2. Integridade – a certeza de não haver alterações na informação.
1.3. Privacidade – sigilo em todo o processo de disponibilização de informações.
1.4. Não–Repúdio – garantia da origem das informações, impedindo a posterior negativa para a realização da negociação.
Basicamente, a Certificação Digital é composta de um conjunto de duas chaves, uma pública e outra privada; esta última, de uso restrito do proprietário, identificada por uma senha e instalada em seu computador. Através dela, o usuário tem a opção de utilizar a assinatura digital, que permite a troca de documentos com autenticação e comprovação de recebimento e assinatura, bem como a Certificação, mais completa e segura, que garante também a remessa criptografada do documento e sua integridade, já que possui um código cifrado. Assim, os documentos que trafegam por meios eletrônicos, para terem reconhecimento legal, não mais precisam ser convertidos em papel para serem assinados. Com isso, o problema de excesso de papel nas empresas acaba, tanto em relação ao custo com impressão, como em relação ao espaço físico necessário para a guarda de documentos.
2. O CERTIFICADO DIGITAL É OBRIGATÓRIO?
Visando aumentar o controle e o poder de fiscalização sobre os contribuintes, a Secretaria da Receita Federal tem aumentado o leque de serviços on-line, que inclui a adoção do "CNPJ eletrônico", ou "e-CNPJ" (Cadastro Nacional das Pessoas Jurídicas). Pelo atendimento virtual "e-CAC", é possível verificar a situação fiscal do contribuinte, obter comprovantes de arrecadação (cópia de pagamento de tributos), cópias de declarações de pessoa física e jurídica, retificação de DARF, além de serviços pertinentes à área de comércio exterior, como o Sistema Integrado de Comércio Exterior (SISCOMEX), utilizado na importação e exportação de mercadorias e envio de informações para a Zona Franca de Manaus, decorrente da comercialização de mercadorias para este local.
Para ter acesso a tais serviços é necessário obter um certificado digital, também chamado de e-CNPJ ou e-CPF, documentos digitais que comprovam a identidade do contribuinte.
De acordo com a norma estabelecida pela Instituição Normativa nº 482, de 21 de dezembro de 2004, art. 2a, para empresas com Lucro Real e Presumido que faturam mais de R$ 30 milhões por ano, é obrigatório o uso de certificação digital, para as Declarações de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF).
A nova regra vai mudar a vida digital das empresas que precisam se adequar, reduzindo as dificuldades dos empresários e pessoas físicas com relação à burocracia tributária e ao atendimento nas unidades da Receita Federal.
Com a certificação digital, reconhecer firmas eletronicamente, celebrar contratos, assinar balanços, e emitir cópias autenticadas, passa a ser uma realidade nas empresas que procuram segurança e fidelidade em suas transações. O objetivo é viabilizar a celebração de contratos sem que haja a presença física das partes envolvidas e a convalidação de documentos, inclusive contábeis e jurídicos.
Por esses motivos, a certificação digital vem sendo cada vez mais utilizada pelas empresas, como solução à burocracia tributária e também para oferecer maior segurança aos seus clientes nas transações efetuadas através da internet, inclusive por meio de seus portais.
3. A REALIDADE!
Como é de conhecimento de todos, a Receita Federal utiliza-se da greve com certa freqüência para pleitear melhores condições de trabalho e salários. Infelizmente, com essas paralisações, não é possível obter inscrição ou alteração no CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica), resolver pendências fiscais, comprovar pagamentos, retificar documentos ou mesmo conseguir Certidão Negativa de Débito, exigida em várias situações empresariais.
Além do prejuízo que a paralisação causa a diversos segmentos da economia, ainda existem algumas situações que poderiam ser evitadas, caso as informações cadastrais e fiscais de cada empresa na Receita Federal estivessem regulares. Situação essa que vem impedindo a emissão de certidões negativas via internet.
Citando um exemplo:
“Quando uma empresa paga qualquer tipo de imposto ou contribuição através do DARF, várias pessoas são envolvidas no processo de elaboração desse documento. A Empresa de Contabilidade, o Cliente, o Banco e a Receita Federal. Pode acontecer da Empresa de Contabilidade cometer algum tipo de erro na elaboração do documento. O Cliente, por sua vez, pode errar na hora de pagar o tributo, trocando códigos, períodos de apuração ou vencimento. O Banco, também, na hora de digitar informações, pode cometer os mesmos, inclusive no número do CNPJ. A Repartição, por qualquer motivo, pode considerar que não houve a transferência do recurso No fim da história, o Cadastro da Receita Federal não reconhecerá o recebimento do tributo e a Empresa, perante o Fisco, passa a ser considerada inadimplente. Como conseqüência dessas ocorrências, sem a empresa ter conhecimento, a Receita Federal, ao perceber a ausência do recolhimento do pagamento, pode enviar tais informações a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional, para o início competente da cobrança do débito. Existem casos em que o cliente não recebe a intimação de pagamento e, em seguida, a mesma Procuradoria inscreve o débito na Dívida Ativa da União e encaminha a cobrança para Execução Judicial do débito. Após algum tempo, o oficial de Justiça comparece a porta da empresa cobrando a dívida...”.
4. CURIOSIDADE!
Quando acontece um erro no preenchimento de uma DARF, o processo de correção (REDARF), usualmente costuma demorar cerca de 30 a 60 dias na Receita, sem contar com os períodos de greve.
Apenas com o uso da Certificação Digital, toda essa complicação estaria resolvida em, no máximo, 4 horas.
5. COMO FAÇO PARA OBTER UM CERTIFICADO DIGITAL?
O processo de obtenção do certificado é fácil e prático. Basta que o Sócio que consta com responsável perante a Receita Federal obtenha um certificado digital, chamado e-CNPJ. Com esse documento é possível acessar, não só os seus dados pessoais, como também os dados de todas as empresas nas quais figure como responsável.
- Foto 3 x 4 recente;
- Cédula de Identidade (RG, carteira profissional, documento funcional, carteira de habilitação) ou Passaporte (se estrangeiro);
- Cadastro de Pessoa Física – CPF;
- Comprovante de Residência recente (últimos 3 meses);
- Título de Eleitor (opcional);
- PIS-PASEP (opcional).
6. DÚVIDAS FREQUENTES
6.1. Quem pode ter uma identidade digital?
Qualquer pessoa que tenha um CPF válido pode solicitar sua identidade digital. Da mesma maneira, as empresas que tenham um CNPJ válido também podem solicitar um e-CNPJ.
6.2. Qual a melhor opção de certificação digital?
O certificado digital Tipo A3 oferece mais segurança e mais praticidade, pois é gerado e armazenado em um hardware, ou seja, em um smart card ou token. Eles são invioláveis e apresentam a vantagem de poderem ser transportados para onde quer que seja, de forma que você possa realizar transações on-line em outros locais.
6.3. As transações feitas com a identidade digital têm validade jurídica?
Os documentos eletrônicos têm garantia legal, igualmente como acontece com os documentos em papel. A Medida Provisória 2.200-2 assegura a validade jurídica da Certificação Digital.
6.4. Qual a validade do certificado digital? É preciso renovar, como outros documentos?
A validade do seu certificado digital pode variar de 1 a 3 anos. Após o vencimento é necessário fazer a renovação junto a Autoridade de Registro.
6.5. Qual a principal diferença entre o certificado tipo A1 e tipo A3?
No certificado tipo A1 o par de chaves pública/privada é gerado em seu computador, no momento da solicitação de emissão do certificado. A chave pública será enviada para a Autoridade Certificadora (AC) com a solicitação de emissão do certificado, enquanto a chave privada ficará armazenada em seu computador, devendo, obrigatoriamente, ser protegida por senha de acesso. Este certificado é instalado no mesmo computador onde foi efetuada a solicitação do certificado e tem validade de 1 (um) ano.
O certificado tipo A3 oferece mais segurança, justamente porque o par de chaves é gerado em hardware específico, isto é, num cartão inteligente ou token que não permite a exportação ou qualquer outro tipo de reprodução ou cópia da chave privada. Também no certificado tipo A3 a chave pública será enviada para a AC junto com a solicitação de emissão do certificado, enquanto a chave privada ficará armazenada no cartão ou token, impedindo tentativas de acesso de terceiros. Com este método você poderá transportar a sua chave privada e o seu certificado digital de maneira segura, podendo realizar transações eletrônicas onde desejar. O certificado tipo A3 tem validade de 3 (três) anos ou 1 (um) ano.
Para maiores informações:
“http://www.receita.fazenda.gov.br/atendvirtual/InformacoesBasicas/certificados_digitais_v6.html” acesso direto as informações da Receita Federal.
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