Nos termos do art. 3º da Instrução Normativa RFB nº 971/09, empresa é o empresário ou a sociedade que assume o risco de atividade econômica urbana ou rural, com fins lucrativos ou não, bem como os órgãos e entidades da Administração Pública Direta ou Indireta.
Equipara-se a empresa para fins de cumprimento de obrigações trabalhistas e previdenciárias:
a) o contribuinte individual, em relação ao segurado que lhe presta serviços;
b) a cooperativa, conforme definida no art. 208 da citada Instrução Normativa e nos arts. 1.093 a 1.096 da Lei nº 10.406/02 (Código Civil);
c) a associação ou a entidade de qualquer natureza ou finalidade, inclusive o condomínio;
d) a missão diplomática e a repartição consular de carreiras estrangeiras;
e) o operador portuário e o Órgão Gestor de Mão de Obra (OGMO);
f) o proprietário do imóvel, o incorporador ou o dono de obra de construção civil, quando pessoa física, em relação a segurado que lhe presta serviços.
A seguir, abordaremos os aspectos trabalhistas e previdenciários que devem ser observados quando da abertura da empresa.
2. Cadastro e Matrícula na Previdência Social
De acordo com o art. 17 da Instrução Normativa RFB nº 971/09, considera-se:
I - cadastro, o banco de dados contendo as informações de identificação dos sujeitos passivos na Previdência Social;
II - matrícula, a identificação dos sujeitos passivos perante a Previdência Social, podendo ser o número do:
a) Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) para empresas e equiparados a ele obrigados; ou
b) Cadastro Específico do INSS (CEI) para equiparados à empresa desobrigados da inscrição no CNPJ, obra de construção civil, produtor rural contribuinte individual, segurado especial, consórcio de produtores rurais, titular de cartório, adquirente de produção rural e empregador doméstico, nos termos do art. 19 da Instrução Normativa RFB nº 971/09;
III - inscrição de segurado, o Número de Identificação do Trabalhador (NIT) perante a Previdência Social.
O NIT poderá ser o número de inscrição no:
a) INSS;
b) Programa de Integração Social (PIS);
c) Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PASEP);
d) Sistema Único de Saúde (SUS).
A inscrição a que se refere o item III anteriormente citado é disciplinada por ato do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).
2.1. Cadastro e matrícula - Formalização
De acordo com o § 5º do art. 256 do Regulamento da Previdência Social, aprovado pelo Decreto nº 3.048/99, a matrícula da empresa será feita:
a) simultaneamente com a inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica; ou
b) perante o Instituto Nacional do Seguro Social, no prazo de 30 dias contado do início de suas atividades, quando não sujeita a inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica.
Contudo, independentemente do disposto anteriormente, o INSS procederá à matrícula de ofício, quando ocorrer omissão; e de obra de construção civil, mediante comunicação obrigatória do responsável por sua execução, no prazo de 30 dias contado do início de suas atividades.
A unidade matriculada na forma da letra "b" receberá certificado de matrícula com número cadastral básico, de caráter permanente.
Já os cadastros da Previdência Social, de acordo com o art. 18 da Instrução Normativa RFB nº 971/09 são constituídos dos dados das empresas, dos equiparados a empresas e das pessoas físicas seguradas.
A inscrição ou a matrícula serão efetuadas, conforme o caso:
I - simultaneamente com a inscrição no CNPJ, para as pessoas jurídicas ou equiparados;
II - no CEI, no prazo de 30 dias contado do início de suas atividades, para o equiparado à empresa, quando for o caso, e obra de construção civil, sendo responsável pela matrícula:
a) o equiparado à empresa isenta de registro no CNPJ;
b) o proprietário do imóvel, o dono da obra ou o incorporador de construção civil, pessoa física ou pessoa jurídica;
c) a empresa construtora, quando contratada para execução de obra por empreitada total;
d) a empresa líder, na contratação de obra de construção civil a ser realizada por consórcio mediante empreitada total de obra de construção civil;
e) o produtor rural contribuinte individual e o segurado especial;
f) o consórcio simplificado de produtores rurais, conforme definido no inciso XIX do art. 165 da Instrução Normativa RFB nº 971/09;
g) o titular de cartório, sendo a matrícula emitida no nome do titular, ainda que a respectiva serventia seja registrada no CNPJ;
h) a pessoa física não produtor rural que adquire produção rural para venda, no varejo, a consumidor pessoa física, nos termos do inciso II do § 7º do art. 200 do Regulamento da Previdência Social (RPS), aprovado pelo Decreto nº 3.048/99.
Salientamos ainda que, as cooperativas de trabalho e de produção e a pessoa jurídica são obrigadas a efetuar a inscrição, no INSS, dos seus cooperados ou contribuintes individuais contratados, respectivamente, caso esses não comprovem sua inscrição na data da admissão na cooperativa ou da contratação pela empresa.
Quando da formalização do cadastro não será exigida documentação comprobatória, bastando que o sujeito passivo preste as informações necessárias.
As informações fornecidas para o cadastramento têm caráter declaratório e são de inteira responsabilidade do declarante, podendo a Receita Federal do Brasil (RFB) ou o INSS, conforme o caso, exigir, a qualquer momento, a sua comprovação.
A comprovação das informações fornecidas, quando exigida, poderá ser feita mediante a apresentação dos seguintes documentos:
a) instrumento de constituição da empresa e respectivas alterações ou atas de eleição da diretoria, registrados no órgão competente;
b) comprovante de inscrição no CNPJ;
c) carteira de identidade, número de inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) e comprovante de residência do responsável pessoa física;
d) contrato de empreitada total celebrado com o proprietário do imóvel, dono da obra ou incorporador, exigível da empresa construtora responsável pela matrícula;
e) projeto aprovado da obra a ser executada ou Anotação de Responsabilidade Técnica (ART) no Conselho Regional de Engenharia, Arquitetura e Agronomia (CREA) para a obra de construção civil matriculada ou alvará de concessão de licença para construção, sempre que exigível pelos órgãos competentes;
f) contrato com a Administração Pública e edital, no caso de obra de construção civil vinculada aos procedimentos de licitação previstos na Lei nº 8.666, de 21/06/1993.
O sujeito passivo poderá eleger qualquer de seus estabelecimentos como estabelecimento matriz e poderá alterá-lo por meio de requerimento. Contudo, a RFB recusará o estabelecimento eleito como matriz quando constatar a impossibilidade ou a dificuldade de realizar o procedimento fiscal neste estabelecimento.
Todo estabelecimento novo, antes de iniciar suas atividades deve requerer a aprovação de suas instalações junto ao órgão regional do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
Este órgão, após proceder à "Inspeção Prévia", emitirá o Certificado de Aprovação de Instalações (CAI), conforme o disposto na Norma Regulamentadora nº 2, aprovada pela Portaria MTb nº 3.214/78.
A empresa poderá encaminhar ao órgão regional do MTE uma declaração das instalações do estabelecimento novo, que poderá ser aceita para fins de fiscalização, quando não for possível realizar a inspeção prévia antes do estabelecimento iniciar suas atividades.
Quando ocorrer modificações substanciais nas instalações e/ou nos equipamentos, a empresa deverá comunicar as modificações substanciais nas instalações e/ou nos equipamentos de seu(s) estabelecimento(s) e solicitar a aprovação.
As empresas poderão submeter à apreciação prévia do órgão regional do MTE os projetos de construção e respectivas instalações.
Quando se tratar de obra de construção civil, nos termos do subitem 18.2.1 da Norma Regulamentora nº 18, que estabelece as Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção é obrigatória a comunicação prévia à Delegacia Regional do Trabalho, antes do início das atividades, das seguintes informações:
a) endereço correto da obra;
b) endereço correto e qualificação (CEI,CNPJ ou CPF) do contratante, empregador ou condomínio;
c) tipo de obra;
d) datas previstas do início e conclusão da obra;
e) número máximo previsto de trabalhadores na obra.
4. Livro de Inspeção do Trabalho
A obrigatoriedade do livro de inspeção do trabalho está determinado por meio da Portaria MTb nº 3.158, de 18/05/1971 (DOU de 24/05/1971).
Assim, ficam as empresas ou empregadores sujeitas à inspeção do trabalho, obrigados a manter um livro de " Inspeção do Trabalho", de acordo com as seguintes especificações:
a) o livro deverá ser encadernado, em cor escura, tamanho 22cm x 33cm;
b) conterá o livro 100 folhas numeradas tipograficamente, em papel branco acetinado, encorpado e pautado, conforme modelo nº 1, que acompanha esta Portaria;
c) as folhas um e 100 conterão, respectivamente, os termos de abertura e encerramento, efetuados pela empresa ou empregador.
Dessa forma, todas as empresas ou empregadores sujeitas à inspeção do trabalho são obrigados a manter o livro Inspeção do Trabalho. Caso tenham mais de um estabelecimento, filial ou sucursal, deverão possuir tantos livros "Inspeção do Trabalho" quantos forem os seus estabelecimentos.
Neste livro, o Auditor Fiscal do Trabalho registrará a data e a hora de início e término da sua visita ao estabelecimento, bem como o resultado da inspeção, nele consignando, se for o caso, todas as irregularidades encontradas e as exigências feitas, com os respectivos prazos para seu atendimento, e ainda, de modo legível os elementos de sua identificação funcional.
O art. 42 da CLT estabelecia que o Livro de Inspeção do Trabalho deveria ser autenticado pelo MTE, por ocasião da visita do Auditor Fiscal do Trabalho ao estabelecimento empregador. Contudo, com a publicação da Lei nº 10.243/01, foi revogado o mencionado artigo e, dessa forma, deixou de haver essa exigência; não mais necessitando de qualquer autenticação.
Observa-se que as Microempresas e as Empresas de Pequeno Porte, entre outras, são dispensadas da posse do livro intitulado "Inspeção do Trabalho"; (art. 628, § 1º, da CLT), de acordo com a Lei Complementar nº 123/06.
5. Registro de Empregados
De acordo com o art. 41 da CLT, as empresas ao contratarem empregados deverão registrá-los em livros, fichas ou sistema eletrônico.
Salientamos que a obrigatoriedade do registro de empregados independe da quantidade de dias na semana, que haverá a prestação de serviço.
Nota-se, pelo anteriormente exposto, que o registro é obrigatório. Caso ocorra uma fiscalização do MTE e ficar constatado o não registro do empregado, será lavrado o auto de infração, pelo Auditor-Fiscal do Trabalho, cuja multa administrativa será no valor de R$ 402,53 por empregado, dobrado na reincidência.
De acordo com a Portaria MTE nº 41/07 (DOU 30/03/2007), o empregador poderá adotar controle único e centralizado do registro de empregados, desde que os empregados portem cartão de identificação, contendo o seu nome completo, número do PIS/PASEP, horário de trabalho e cargo ou função.
Salientamos que, em caso de prestadores de serviços, o registro poderá permanecer na sede da contratada desde que portem cartão de identificação, da forma anteriormente descrita.
Observa-se que anterior a publicação da citada Portaria, os registros de empregados não podiam ser centralizados, sendo que deviam ser feito por estabelecimento (Portaria MTb nº 3.626/91).
Salientamos que o registro de empregados de que trata o art. 41 da CLT, citado anteriormente, conterá as seguintes informações:
a) nome do empregado, data de nascimento, filiação, nacionalidade e naturalidade;
b) número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
c) número de identificação do cadastro no Programa de Integração Social (PIS) ou no Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público (PASEP);
d) data de admissão;
e) cargo e função;
f) remuneração;
g) jornada de trabalho;
h) férias; e
i) acidente do trabalho e doenças profissionais, quando houver.
O registro de empregado deverá estar atualizado e obedecer à numeração sequencial por estabelecimento.
De acordo com o art. 4º da Portaria MTE nº 41/07, o empregador poderá efetuar o registro de empregados em sistema informatizado que garanta a segurança, inviolabilidade, manutenção e conservação das informações, e que:
a) mantenha registro individual em relação a cada empregado;
b) mantenha registro original, individualizado por empregado, acrescentando-lhe as retificações ou averbações, quando for o caso; e
c) assegure, a qualquer tempo, o acesso da fiscalização trabalhista às informações, por meio de tela, impressão de relatório e meio magnético.
O sistema deverá conter rotinas auto-explicativas para facilitar o acesso e o conhecimento dos dados registrados.
As informações e relatórios deverão conter data e hora do lançamento, atestada a sua veracidade por meio de rubrica e identificação do empregador ou de seu representante legal nos documentos impressos.
O sistema deverá possibilitar à fiscalização o acesso às informações e dados dos últimos 12 meses.
A exibição dos documentos passíveis de centralização deverá ser feita no prazo de dois a oito dias, a critério do Auditor Fiscal do Trabalho.
6. Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS)
Os empregadores, que admitirem empregados a seu serviço, estão obrigados a proceder ao seu cadastramento no sistema Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).
O cadastramento do empregador/contribuinte e do trabalhador no sistema FGTS dar-se-á por ocasião do seu primeiro recolhimento para o fundo. Para tanto, o empregador/contribuinte preencherá o arquivo GFIP/SEFIP e enviará os dados à Caixa Econômica Federal por meio do canal eletrônico Conectividade Social.
6.1. Certificado de Regularidade do FGTS
Para proceder a registro ou arquivamento, nos órgãos competentes, de alteração ou distrato de contrato social, de estatuto ou de qualquer documento que implique modificação na estrutura jurídica ou na extinção da empresa, faz-se necessário comprovar a sua regularidade perante o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), a qual é feita mediante a apresentação do Certificado de Regularidade do FGTS (CRF), com validade em todo o território nacional, a ser expedido pela Caixa Econômica Federal.
Neste sentido, estabelece o art. 44 do Regulamento do FGTS, aprovado pelo Decreto nº 99.684/90, que a apresentação do Certificado de Regularidade do FGTS é obrigatória, entre outros, para o registro ou arquivamento, nos órgãos competentes, de alteração ou distrato de contrato social, de estatuto, ou de qualquer documento que implique modificação na estrutura jurídica do empregador ou na extinção da empresa.
O empregador em situação regular pode obter o certificado, a qualquer tempo, por meio do portal www.caixa.gov.br.
7. Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)
As empresas e equiparados, que mantenham empregados com contratos regidos pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), inclusive os órgãos da administração pública, que admitirem, desligarem ou transferirem empregados durante o mês, obrigam-se a comunicar tal fato ao Ministério do Trabalho e Emprego.
A comunicação será efetuada mediante o envio, até o dia 7 do mês subsequente à movimentação, do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), o qual constitui uma fonte de informação com abrangência nacional, e que é utilizado para a elaboração de políticas de emprego e salário, pesquisas e estudos sobre o mercado de trabalho, para controlar a concessão do seguro-desemprego, reciclagem profissional, recolocação do trabalhador no mercado de trabalho, etc.
8. Alteração na Estrutura Jurídica das Empresas
Conforme o disposto nos arts. 10 e 448 da CLT, as alterações ocorridas tanto na propriedade como na estrutura jurídica das empresas não afetarão os contratos de trabalho, bem como os direitos adquiridos dos trabalhadores. Portanto, os contratos de trabalho e direitos trabalhistas dos empregados mantêm-se íntegros, ainda que haja mudança de razão social, transformação de sociedade por cotas de responsabilidade limitada em sociedade anônima ou vice-versa, mudança de sócios, compra e venda da empresa, fusão, cisão, etc.
Nessas hipóteses, não poderá ocorrer rescisão dos contratos de trabalho, mas apenas deverão ser anotados no registro de empregados e na parte de "Anotações Gerais" da CTPS, o nome da nova razão social e o novo CNPJ, se for o caso, e a alteração contratual ocorrida.
A sucessão trabalhista ocorre, dentre outras situações, quando se dá a mudança na propriedade da empresa, a alteração de sua estrutura jurídica, como no caso de mudança da razão social, transformação de firma individual em sociedade de LTDA para S/A, aumento ou redução número de sócios, mudança quanto ao tipo de sociedade, venda, fusão, incorporação, etc., bastando para tanto que a empresa continue suas atividades com o mesmo objetivo, utilizando-se dos empregados do sucedido.
Os responsáveis pela nova situação jurídica da empresa sucedem à situação jurídica anterior nas obrigações trabalhistas, sem alterar a relação de emprego e, consequentemente, todos os contratos de trabalho serão mantidos, inclusive dos empregados afastados por auxílio-doença.
Porém, se uma nova empresa surgir, sem a continuidade do mesmo objeto social, não poderá assumir o passivo trabalhista de outra. Neste caso, juridicamente, não será possível, pois, não ocorrerá a sucessão de empresas, cabendo a primeira, rescindir tais contratos para que, a segunda, proceda ao novo registro.
8.1. Alteração e encerramento da matrícula no INSS
De acordo com os §§ 4º e 5º do art. 256 do Regulamento da Previdência Social (RPS), aprovado pelo Decreto nº 3.048/99, o Departamento Nacional de Registro do Comércio, por intermédio das juntas comerciais, bem como os cartórios de registro civil de pessoas jurídicas, prestarão obrigatoriamente ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) todas as informações referentes aos atos constitutivos e alterações posteriores relativos a empresas neles registradas, sem ônus para o INSS.
São válidos perante o INSS os atos de constituição, alteração e extinção de empresa registrados nas juntas comerciais.
O Ministério da Previdência e Assistência Social (MPAS) estabelecerá as condições em que o Departamento Nacional de Registro do Comércio, por intermédio das juntas comerciais e os cartórios de registro civil de pessoas jurídicas para o cumprimento dessas obrigações.
8.2. Encerramento da matrícula CEI
Nos termos do art. 40 da Instrução Normativa RFB nº 971/09, o encerramento de atividade de empresa e dos equiparados poderá ser requerido por meio do sítio da RFB no endereço <http://www.receita.fazenda.gov.br>, na Agência da Receita Federal (ARF) ou no Centro de Atendimento ao Contribuinte (CAC) competente e será efetivado após os procedimentos relativos à confirmação da regularidade de sua situação.
Requerido o encerramento de atividade de estabelecimento filial, este será comandado no sistema informatizado da RFB, pela unidade competente da jurisdição do estabelecimento matriz da empresa, independentemente de prévia fiscalização e após a análise da documentação comprobatória.
O encerramento de matrícula de obra de construção civil de responsabilidade de pessoa física será feito pela unidade da RFB competente jurisdicionante da localidade da obra, após a quitação do Aviso para Regularização de Obra (ARO) e o de responsabilidade da pessoa jurídica será feito mediante procedimento fiscal.
8.3. Matrícula indevida
Ocorrendo matrícula indevida, deverá ser providenciado seu cancelamento na ARF ou no CAC jurisdicionante da localidade da obra de responsabilidade de pessoa física ou do estabelecimento matriz da pessoa jurídica responsável pela obra, mediante requerimento do interessado justificando o motivo e com apresentação de documentação que comprove suas alegações.
A matrícula em cuja conta-corrente constem recolhimentos ou para a qual foi entregue Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP) com informação de fatos geradores de contribuições, poderá ser cancelada pela unidade da RFB competente somente após verificação pela fiscalização.
9. Rescisão dos Contratos de Trabalho
Em caso de encerramento das atividades da empresa, embora a legislação não discipline o procedimento a ser adotado, o entendimento doutrinário que tem prevalecido é que como não haverá mais atividade econômica não haverá mais atividade profissional, deixa de existir o próprio emprego. A rescisão contratual deve ser efetuada, sendo devidas as verbas rescisórias correspondentes a uma dispensa sem justa causa, tais como: saldo de salários, férias acrescidas de 1/3 constitucional, 13º salário, aviso prévio, multa do FGTS (40%), contribuição social de 10% e seguro-desemprego.
Na hipótese de haver na empresa empregados que se encontram afastados de suas atividades (auxílio-doença, férias, licença-maternidade, etc.) ou em gozo de estabilidade provisória (acidentado no trabalho, cipeiro, representante sindical, etc.), o empregador poderá transferi-los para outro estabelecimento da empresa, ou, caso não haja a possibilidade dessa transferência, a empresa deve comunicar expressamente o empregado que estará encerrando suas atividades e proceder a rescisão contratual.
A rescisão contratual não acarretará prejuízo ou modificará o recebimento do beneficio pelo segurado, o qual será mantido até a recuperação de sua capacidade para o trabalho.
Em se tratando de empregado estável, quando não houver como ser efetuada a transferência e a empresa opte pela rescisão do contrato de trabalho, conforme dito anteriormente, o período de estabilidade deverá ser convertido em indenização, projetando-se para todos os efeitos legais, inclusive, para efeito trabalhista e previdenciário.
Nos casos em que a transferência seja possível, a empresa deve observar o seguinte:
Nos termos do art. 444 da CLT as relações contratuais de trabalho podem ser objeto de livre estipulação das partes interessadas em tudo quanto não contravenha às disposições de proteção ao trabalho, aos contratos coletivos que lhes sejam aplicáveis e às decisões das autoridades competentes.
Por outro lado, o art. 468 da CLT determina que nos contratos individuais de trabalho só é lícita a alteração das respectivas condições, por mútuo consentimento, e ainda assim, desde que não resultem, direta ou indiretamente, prejuízos ao empregado, sob pena de nulidade da cláusula infringente desta garantia.
Os dispositivos legais supratranscritos demonstram que a legislação vigente assegura, com algumas restrições, a liberdade de contratação das partes, porém, resguarda as alterações contratuais contra a arbitrariedade do empregador, impondo que a mesma seja produto da manifestação de vontade das partes e, além disso, não resulte, de forma alguma, prejuízo ao empregado, sob pena de ser considerada nula de pleno direito, não produzindo, consequentemente, qualquer efeito no contrato de trabalho.
Constata-se, pela combinação dos dispositivos legais men-=cionados, que o empregador e o empregado poderão livremente pactuar a mudança do local de trabalho, desde que não acarrete prejuízo ao empregado.
10. Comprovação de Inexistência de Débitos (CND)
De acordo com a letra "d" do art. 256 do RPS, aprovado pelo Decreto nº 3.048/99, no registro ou arquivamento, em órgão próprio, de atos relativos à baixa ou redução de capital de firma individual (atual empresário) redução de capital social, cisão total ou parcial, transformação ou extinção de entidade ou sociedade comercial ou civil e transferência de controle de cotas de sociedades de responsabilidade limitada, deverá ser exigido pelo órgão competente documento comprobatório de inexistência de débito relativo às contribuições previdenciárias.
Salientamos que a prova de inexistência de débito perante a Previdência Social será fornecida por certidão emitida por meio de sistema eletrônico, ficando a sua aceitação condicionada à verificação de sua autenticidade pela internet, em endereço específico, ou junto à Previdência Social, em conformidade com o § 15 do art. 257 do RPS.
Para as Microempresas e Empresas de Pequeno Porte não é exigível o documento comprobatório de inexistência de débito, quando do arquivamento de seus atos constitutivos nas juntas comerciais, inclusive de suas alterações, salvo no caso de extinção de firma individual ou sociedade.
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