Por intermédio da Portaria MTE nº 41/07, em vigor desde 30/3/07, data de sua publicação no DOU, o Ministro de Estado do Trabalho e Emprego disciplina o registro e a anotação de Carteira de Trabalho e Previdência Social de empregados.
2. Documentos Discriminatórios ou Obstativos para a Contratação - Exigência - Proibição
Fica proibido ao empregador na contratação ou na manutenção do emprego do trabalhador fazer exigência de quaisquer documentos discriminatórios ou obstativos, especialmente certidão negativa de reclamatória trabalhista, teste, exame, perícia, laudo, atestado ou declaração relativos a esterilização ou estado de gravidez.
3. Registro de Empregados - Conteúdo de Informações
O registro de empregados de que trata o art. 41 da CLT conterá as seguintes informações:
a) nome do empregado, data de nascimento, filiação, nacionalidade e naturalidade;
b) número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
c) número de identificação do cadastro no Programa de Integração Social (PIS) ou no Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público (PASEP);
d) data de admissão;
e) cargo e função;
f) remuneração;
g) jornada de trabalho;
h) férias; e
i) acidente do trabalho e doenças profissionais, quando houver.
Ressalte-se que o registro de empregado deverá estar atualizado e obedecer à numeração seqüencial por estabelecimento.
4. Controle Único e Centralizado do Registro de Empregados - Adoção pelo Empregador
O empregador poderá adotar controle único e centralizado do registro de empregados, desde que os empregados portem cartão de identificação contendo seu nome completo, número de inscrição no PIS/PASEP, horário de trabalho e cargo ou função.
4.1. Prestadores de serviços
O registro de empregados de prestadores de serviços poderá permanecer na sede da contratada, caso atendida a exigência contida no tópico 4 desta matéria.
4.2. Documentos passíveis de centralização - Exibição à fiscalização - Prazo
A exibição dos documentos passíveis de centralização deverá ser feita no prazo de 2 a 8 dias, a critério do Auditor Fiscal do Trabalho.
5. Registro de Empregados em Sistema Informatizado - Requisitos
O empregador poderá efetuar o registro de empregados em sistema informatizado que garanta a segurança, inviolabili-dade, manutenção e conservação das informações, e que:
a) mantenha registro individual em relação a cada empregado;
b) mantenha registro original, individualizado por empregado, acrescentando-lhe as retificações ou averbações, quando for o caso; e
c) assegure, a qualquer tempo, o acesso da fiscalização trabalhista às informações, por meio de tela, impressão de relatório e meio magnético.
5.1. Sistema - Rotinas auto-explicativas - Obrigatoriedade
O sistema deverá conter rotinas auto-explicativas para facilitar o acesso e o conhecimento dos dados registrados.
5.2. Informações e relatórios - Data e hora do lançamento - Obrigatoriedade
As informações e relatórios deverão conter data e hora do lançamento, atestada a sua veracidade por meio de rubrica e identificação do empregador ou de seu representante legal nos documentos impressos.
5.3. Fiscalização - Acesso às informações e aos dados dos últimos 12 meses
O sistema deverá possibilitar à fiscalização o acesso às informações e aos dados dos últimos 12 meses.
5.4. Fiscalização - Acesso às informações anteriores a 12 meses - Prazo
As informações anteriores a 12 meses poderão ser apresentadas no prazo de 2 a 8 dias, pelo terminal de vídeo ou relatório ou por meio magnético, a critério do Auditor Fiscal do Trabalho.
6. CTPS - Anotações Obrigatórias no Prazo de 48 Horas Contadas da Admissão
O empregador anotará na CTPS do empregado, no prazo de 48 horas contadas da admissão, os seguintes dados:
a) data de admissão;
b) remuneração; e
c) condições especiais do contrato de trabalho, caso existentes.
Convém observar que as demais anotações deverão ser realizadas nas oportunidades mencionadas no art. 29 da CLT.
As anotações poderão ser feitas mediante o uso de carimbo ou etiqueta gomada, bem como de qualquer meio mecânico ou eletrônico de impressão, desde que autorizado pelo empregador ou seu representante legal.
7. Ficha de Anotações - Adoção - Possibilidade
O empregador poderá adotar ficha de anotações, exceto quanto às datas de admissão e de extinção do contrato de trabalho, que deverão ser anotadas na própria CTPS.
Ressaltamos que o empregado poderá, a qualquer tempo, solicitar a atualização e o fornecimento, impressos, de dados constantes na ficha de anotações.
8. Anotações - Impossibilidade do Uso de Abreviaturas
As anotações deverão ser feitas sem abreviaturas, ressalvando-se, ao final de cada assentamento, as emendas, entrelinhas, rasuras ou qualquer circunstância que possa gerar dúvida.
9. Anotações que Possam Causar Dano à Imagem do Trabalhador - Proibição
É vedado ao empregador efetuar anotações que possam causar dano à imagem do trabalhador, especialmente referentes a sexo ou sexualidade, origem, raça, cor, estado civil, situação familiar, idade, condição de autor em reclamações trabalhistas, saúde e desempenho profissional ou comportamento.
Foram revogadas as Portarias nºs 3.024, de 22/1/92; 402, de 18/4/95; 1.121, de 8/11/95; 739, de 29/8/97; 628, de 10/8/00; 376, de 18/9/02; e os arts. 1º, 2º, 3º, §§ 2º e 3º, e 11, 12 e 12-A da Portaria nº 3.626, 13/11/91.
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