De acordo com a legislação, as empresas estão obrigadas a cumprir as obrigações trabalhistas, que são comprovadas por intermédio de documentos, lembrando que sempre que exigidos devem ser exibidos à fiscalização do trabalho e da previdência social.
O fato do auditor fiscal do trabalho ter livre acesso a todas as dependências da empresa lhe dá o direito também de permanecer no local para o exercício de sua ação fiscal, lembrando que o auditor fiscal somente poderá exigir a exibição de documentos após apresentar a sua credencial que é a Carteira de Identidade Fiscal (CIF).
Com base no exposto anteriormente, trataremos nesse trabalho dos aspectos gerais sobre a fiscalização do Ministério do Trabalho nas empresas, baseando-se inclusive nos arts. 626 a 638 da CLT.
Cabe às autoridades do Ministério do Trabalho e Emprego, ou àqueles que exerçam funções delegadas, a fiscalização do fiel cumprimento das leis de proteção ao trabalho.
Quando um Auditor Fiscal do Trabalho concluir pela existência de violação das normas estabelecidas em lei, lavrará um auto de infração, sob pena de responsabilidade administrativa.
A missão da inspeção do trabalho, conforme o art. 3º da Convenção nº 81 da OIT, abrange três grandes funções sendo:
I - função de assegurar a aplicação da legislação, apoiada principalmente na fiscalização;
II - função de informação e de assessoria no que diz respeito a empregadores e trabalhadores; e
III - função de informação junto à autoridade competente.
Nota :
Os fiscais dos institutos de seguro social e das entidades paraestatais em geral, dependentes do Ministério do Trabalho, serão competentes para a fiscalização.
3. Documentação - Apresentação
O Ministério do Trabalho e Emprego por intermédio da fiscalização do trabalho poderá solicitar todos os documentos necessá-rios à comprovação do cumprimento das obrigações trabalhistas.
Os documentos anteriormente mencionados devem permanecer nos locais de trabalho e, somente por exceção, a critério da autoridade competente, será admitido que sejam os mesmos apresentados em dia e hora previamente fixados pelo Agente.
Nas empresas com até dez empregados, no caso de inspeção de rotina, exigirá a apresentação somente dos seguintes documentos:
a) registro de empregados, com as anotações atualizadas, inclusive do horário de trabalho e com a indicação dos acordos ou convenções coletivas de trabalho celebrados;
b) acordo para prorrogação ou compensação do horário de trabalho;
c) escala de revezamento de folgas semanais quando houver trabalho nos dias de repouso obrigatório;
d) comunicação de admissão e dispensa;
e) CTPS - recibo de entrega e devolução;
f) aviso e recibo de férias;
g) aviso prévio;
h) pedido de demissão, se for o caso;
i) recibo de quitação da rescisão do contrato de trabalho;
j) cartão de inscrição no CNPJ;
l) Atestado de Saúde Ocupacional (ASO);
m) comprovante de entrega do vale-transporte;
n) comprovante do Seguro-Desemprego;
o) recibo e/ou folhas de pagamento;
p) Guias de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP);
q) Guias de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social (GRFC).
4. Prazo para Exibição dos Documentos
Ao Agente de Inspeção do Trabalho caberá a orientação técnica e os esclarecimentos às empresas, ficando a seu critério a concessão de prazo não inferior a dois e nem superior a oito dias para exibição dos documentos.
A concessão do prazo não se aplica à exibição do livro ou ficha de registro de empregado.
No que diz respeito ao livro ou ficha registro de empregados de empresas prestadoras de serviços, a legislação determina que eles podem permanecer na sua sede, desde que os empregados portem cartão de identificação do tipo "crachá", contendo nome completo, data de admissão, número do PIS/PASEP, horário de trabalho e a respectiva função, observando que as empresas devem estar localizadas no mesmo município.
Quando se tratar de fiscalização de estabelecimentos com até dez empregados, a concessão do referido prazo será obrigatória, devendo ser observado ainda o critério da dupla visita, salvo quando for constatada infração por falta de registro de empregado, anotação na CTPS, e na ocorrência de fraude, resistência ou embaraço à fiscalização. Na empresa com até dez empregados, que for autuada, após obedecido o prazo previsto de visita, não será mais observado o critério da dupla visita em relação ao dispositivo infringido.
5. Centralização dos Documentos
A legislação determina que as empresas poderão utilizar controle único e centralizado dos documentos sujeitos à inspeção do trabalho, à exceção do registro de empregado, do registro de horário de trabalho e do Livro de Inspeção do Trabalho, que deverão permanecer em cada estabelecimento.
Todas as empresas sujeitas à inspeção do trabalho estão obrigados a manter em seus estabelecimentos o Livro de Inspeção do Trabalho, que será devidamente autenticado pelo Agente da Inspeção do Trabalho quando de sua visita ao estabelecimento, após as devidas averiguações, será apresentado o Livro de Inspeção, onde será registrado a identificação do Agente da Inspeção do Trabalho, sua visita constando a data, hora do início e término e o resultado da inspeção, qualquer irregularidade será anotada nesse livro, bem como as exigências feitas e os prazos para o seu cumprimento.
Lembrando que quando houver mais de um agente fiscalizando a empresa, um deles se encarregará de lavratura do Termo de Registro, que será assinado por ambos.
Nota :
A falta do livro de inspeção na empresa configura infrações dos arts. 628 e 630 da CLT, sujeitando o responsável à multa que varia de R$ 201,27 a R$ 2.012,66.
As Microempresas e Empresas de Pequeno Porte estão dispensadas de manter o Livro de Inspeção do Trabalho.
As empresas ou empregadores com mais de um estabelecimento, filial ou sucursal devem possuir tantos Livros de Inspeção do Trabalho quantos forem seus estabelecimentos, conforme Portaria nº 3.158/71 em seu art. 3º.
7. Dupla Visita - Critérios
A fim de instruir os responsáveis pelo cumprimento das leis de proteção do trabalho, a fiscalização observará o critério da dupla visita nos seguintes casos:
I - quando ocorrer promulgação ou expedição de novas leis, regulamentos ou instruções ministeriais, sendo que, com relação exclusivamente a esses atos, será feita apenas a instrução dos responsáveis;
II - quando for realizado a primeira inspeção dos estabelecimentos ou dos locais de trabalho, recentemente inaugurados ou empreendidos;
III - quando a inspeção ocorrer em estabelecimentos ou locais de trabalho com até dez empregados, salvo quando a infração for por falta de registro de empregado ou de anotação na CTPS, como também na ocorrência de reincidência, fraude, resistência ou embaraço à fiscalização; e
IV - quando se tratar de Microempresa e Empresa de Pequeno Porte, de acordo com a lei específica.
Nota :
Não dependerá de dupla visita quando decorrido o prazo de 90 dias da vigência do ato referido no item I ou do efetivo funcionamento do novo estabelecimento ou local de trabalho descrito no item II.
8. Auto de Infração - Formalidades
O auto de infração será lavrado em duplicata, nos termos dos modelos e instruções expedidos, sendo uma via entregue ao infrator, contra recibo, ou ao mesmo enviada, dentro de dez dias da lavratura, sob pena de responsabilidade, em registro postal, com franquia e recibo de volta.
O auto de infração não terá o seu valor probante condicionado à assinatura do infrator ou de testemunhas, e será lavrado no local da inspeção, salvo havendo motivo justificado que será declarado no próprio auto, quando então deverá ser lavrado no prazo de 24 horas, sob pena de responsabilidade.
Lavrado o auto de infração, não poderá ele ser inutilizado, nem sustado o curso do respectivo processo, devendo o agente da inspeção apresentá-lo à autoridade competente, mesmo se incidir em erro.
9. Defesa - Prazo - Recurso
O infrator terá o prazo de dez dias contados do recebimento do auto, para apresentar defesa encaminhada ao delegado Regional do Trabalho e Emprego.
A empresa será notificada da decisão, na hipótese dessa decisão ser desfavorável, sendo que a notificação fixará também o valor da multa que deverá ser depositado em dez dias, lembrando que o recolhimento feito dentro do prazo estabelecido terá uma redução de 50%, sendo seu recolhimento efetuado por intermédio do DARF com o código 7309.
Caso a empresa venha a recorrer da decisão, terá o prazo de dez dias para efetuar o depósito no valor integral da multa, encaminhando o recurso ao Delegado Regional do Trabalho e Emprego que irá encaminhar ao órgão do Ministério do Trabalho e Emprego.
A título informativo, a prescrição das multas é de cinco anos, e salientamos que, caso a empresa ingresse na justiça federal com uma ação de anulação de débito, na hipótese da empresa perder estará sujeita ao pagamento das custas mais o acréscimo judicial de 20% conforme determina o Decreto-Lei nº 1025/69 e os juros de mora desde o vencimento da dívida até a data do pagamento.
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