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Nos termos do art. 225 do Decreto nº 3.048/99, a empresa e a equiparada, sem prejuízo do cumprimento de outras obrigações acessórias previstas na legislação previdenciária, estão obrigadas: a) a elaborar folha de pagamento mensal da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, de forma coletiva por estabelecimento, por obra de construção civil e por tomador de serviços, com a correspondente totalização e resumo geral, nela constando:
a.1) discriminados: o nome de cada segurado e respectivo cargo, função ou serviço prestado;
a.2) agrupados por categoria: os segurados empregado, trabalhador avulso e contribuinte individual;
a.3) identificados: o nome das seguradas em gozo de salário-maternidade;
a.4) destacados: as parcelas integrantes e não integrantes da remuneração e os descontos legais; e
a.5) indicados: o número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso;
b) lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições sociais a cargo da empresa, as contribuições sociais previdenciárias descontadas dos segurados, as decorrentes de sub-rogação, as retenções e os totais recolhidos;
c) prestar ao INSS todas as informações cadastrais, financeiras e contábeis de interesse do mesmo, na forma por ele estabelecida, bem como, os esclarecimentos necessários à fiscalização;
d) exibir à fiscalização do INSS, quando intimada para tal, todos os documentos e livros relacionados com as contribuições sociais;
e) informar mensalmente em Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP) emitida por estabelecimento da empresa, por obra de construção civil e por tomador de serviços, os seus dados cadastrais, os fatos geradores das contribuições sociais e outras informações de interesse do INSS, na forma estabelecida no Manual da GFIP.
Nota :
De acordo com o art 8º da Lei nº 10.666/03, a empresa que utiliza sistema de processamento eletrônico de dados para registro de negócios e atividades econômicas, escrituração de livros ou produção de documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária é obrigada a arquivar e conservar, devidamente certificados, os sistemas e arquivos, em meio digital ou assemelhado, durante 10 anos, à disposição da fiscalização.
Estão desobrigados de apresentação de escrita contábil:
a) pequeno comerciante, nas condições estabelecidas pelo Decreto-Lei nº 486/69, e seu Regulamento;
b) pessoa jurídica tributada com base no lucro presumido, de acordo com a legislação tributária federal, desde que, mantenha a escrituração do Livro Caixa e Livro de Registro de Inventário; e
c) pessoa jurídica que optar pela inscrição no SIMPLES Nacional, desde que, mantenha a escrituração do Livro Caixa e do Livro de Registro de Inventário.
A empresa deverá manter à disposição da fiscalização, durante 10 anos, os documentos comprobatórios do cumprimento dessas obrigações, observadas as normas estabelecidas pelos órgãos competentes.
Com base no exposto, iremos comentar a seguir os procedimentos cabíveis para a elaboração da folha de pagamento, e as devidas incidências.
2. Composição da Folha de Pagamento
Na folha de pagamento do autônomo e empresário (contri-buinte individual) elaborada mensalmente, deverão ser discriminados o nome, o número de inscrição, o serviço prestado, o valor do serviço, e o valor da contribuição.
No caso de se contratar um autônomo que não tenha a inscrição no Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), cabe a empresa providenciar a sua inscrição.
3.1. Empresário (contribuinte individual)
A legislação define como empresário:
a) o titular de firma individual urbana ou rural;
b) o diretor não empregado e o membro de Conselho de Administração de Sociedades Anônimas;
c) todos os sócios, nas sociedades em nome coletivo e de capital e indústria;
d) o sócio-gerente e o sócio-cotista que recebam remuneração decorrente de seu trabalho e o administrador não empregado na sociedade por cotas de responsabilidade limitada, urbana ou rural;
e) o associado eleito para cargo de direção em cooperativa, associação ou entidade de qualquer natureza ou finalidade, bem como, o síndico ou administrador eleito para exercer atividade de direção condominal, desde que, recebam remuneração decorrente de seu trabalho em empresa urbana ou rural.
3.2. Autônomos (contribuinte individual)
Autônomo é a pessoa física que exerce habitualmente e por conta própria, uma atividade profissional remunerada, prestando serviço, em caráter eventual a uma ou mais empresas, sem relação de emprego, assumindo os riscos de sua atividade econômica.
Por conseguinte, define-se como profissional autônomo aquele que atenda aos seguintes requisitos:
a) ser pessoa física;
b) exercer atividade de prestação de serviços profissionais e técnicos;
c) ser remunerado pelo desempenho dessa atividade econômica;
d) não estar sujeito à subordinação hierárquica nem jurídica, inexistindo vínculos empregatícios;
e) desempenhar essa atividade econômica com habitualidade.
3.3. Pró-labore
O pró-labore caracteriza-se como uma remuneração mensal, fixa e predeterminada, de sócios, dirigentes, administradores, diretores ou conselheiros, correspondente à retribuição ao trabalho realizado ou à compensação pela incumbência que lhe foi cometida na empresa.
Para efeitos previdenciários a retirada de pró-labore não é obrigatória, ou seja, dependerá apenas de previsão no contrato social.
Assim, no contrato social poderá ser inserida uma cláusula, prevendo que, o administrador fará ou não jus à retirada do pró-labore, bem como, previsão quanto à possibilidade de redução ou aumento da referida remuneração.
3.4. Lucro
Nos termos dos arts. 997, 1.007 e 1.008 do Código Civil, lucro é o resultado do confronto das receitas com os custos e despesas, efetuado por meio do demonstrativo do resultado do exercício, podendo a partir daí, ter a destinação prevista no estatuto ou contrato social, ou o que vir a ser decidido pelos sócios/acionistas, inclusive ser distribuído, por meio de assembleia, devidamente consignado no livro de atas.
Vale ressaltar que a distribuição de lucros ilícitos ou fictícios acarreta responsabilidade solidária aos administradores que a realizarem e aos sócios que os receberem, conhecendo ou devendo conhecer-lhes a ilegitimidade.
3.5. Remuneração
a) Empresário
A legislação determina que são consideradas como remuneração as importâncias pagas ou creditadas pela empresa, a qualquer título, inclusive os ganhos habituais sob forma de utilidade, exceto o lucro distribuído.
Incluem-se na remuneração todas as retribuições decorrentes do exercício da função, como exemplo:
a) retirada de pró-labore;
b) aluguel do imóvel cedido para uso, aluguel do veículo utilizado no transporte de administradores, diretores;
c) verba de representação;
d) gratificação a qualquer título;
e) despesas com benefícios concedidos pela empresa, pagas diretamente ou por intermédio de terceiros; essas despesas seriam para aquisição de alimentos, pagamentos relativos a clubes, outras vantagens ou despesas pes-soais.
b) Autônomo
A remuneração do autônomo é o valor estipulado normalmente no contrato de prestação de serviço, conforme estabelece a legislação é a remuneração auferida pelo exercício de sua atividade por conta própria durante o mês.
4. Fiscalização Previdenciária
A empresa deverá manter à disposição da fiscalização os códigos ou abreviaturas que identifiquem as respectivas rubricas utilizadas na elaboração da folha de pagamento, bem como, os utilizados na escrituração contábil.
Para apuração do valor da remuneração paga ou creditada ao empresário durante o mês, a fiscalização poderá, além do especificado anteriormente, examinar também as demonstrações financeiras, os registros contábeis, como exemplo o Livro Diário, conforme o caso, o Livro Caixa, os Comprovantes de Lançamento Contábil, os Documentos de Arrecadação de Receitas Federais (DARF), a Declaração do Imposto de Renda na Fonte (DIRF), a Declaração do Imposto de Renda Pessoa Jurídica e o Contrato Social e seus aditivos, como também as Atas de Assembleias Gerais, nas socie-dades anônimas.
O art. 235 do Decreto nº 3.048/99 dispõe que, nas empresas sujeitas à escrituração contábil, se no exame dessa escrituração e de qualquer outro documento da empresa, a fiscalização constatar que a contabilidade não registra o movimento real da remuneração dos segurados a seu serviço, essa será desconsiderada, sendo apuradas e lançadas de ofício as contribuições devidas, cabendo à empresa o ônus da prova em contrário.
Caso a empresa seja desobrigada a apresentar escrituração contábil conforme estabelece o § 16 do art. 225 do Decreto nº 3.048/99, e não havendo a comprovação dos valores pagos ou creditados aos empresários conforme determina o § 3º do art. 201 do Decreto nº 3.048/99, a contribuição mínima da empresa referente a esses segurados será de 20% sobre o respectivo salário-de-contribuição.
Se não houver salário-de-contribuição em razão de estar o empresário contribuindo sobre o limite máximo na condição de empregado, o mesmo será estimado sobre a maior remuneração paga a empregados da empresa, e inexistindo as hipóteses ante-riores, será considerado o salário mínimo.
Se a fiscalização verificar que a empresa atribuiu a distribuição antecipada de lucro, sem que a demonstração do Resultado Financeiro não indicar que houve efetivamente lucro, emitirá um Auto de Infração e apurará o débito de forma indireta, considerando como base de cálculo o valor do lucro distribuído a título de antecipação.
Nota :
Não será considerado para o efeito de remuneração dos empregados o adicional de 1/3 de férias, o 13º salário, e o abono pecuniário.
As empresas que estiverem com as suas atividades paralisadas, que não remunerarem seus segurados empresários, estarão desobrigadas da contribuição. Lembrando que a comprovação da paralisação será feita pelo Livro Diário, Livro Caixa, pelas Entradas e Saídas de mercadorias, consignando na respectiva competência a expressão "Sem Movimento".
5. Comprovante de Pagamento
O inciso XII do art. 216 do Decreto nº 3.048/99 dispõe que, a empresa que remunera o autônomo e o empresário (contribuinte individual) é obrigada a fornecer a este comprovante do pagamento do serviço prestado, consignando, além dos valores da remuneração e do desconto feito a título de contribuição previdenciária, o número da inscrição do segurado no INSS, a identificação completa da empresa, inclusive com o número do CNPJ.
O comprovante anteriormente mencionado deverá estar à disposição da fiscalização previdenciária durante 10 anos em conformidade com o § 5º do art. 225 do Regulamento da Previdência Social (RPS).
Nota :
Caso o contribuinte individual venha a prestar serviço no mesmo mês a mais de uma empresa, deverá comunicar o fato a cada empresa e o valor recebido o qual já tenha incidido o desconto da contribuição, para que seja observado o limite máximo do salário-de-contribuição.
6. Encargos INSS/IRRF sobre a Folha de Pagamento
a) INSS
A empresa deverá arrecadar a contribuição do segurado contribuinte individual (autônomos e empresários) a seu serviço, descontando 11% da respectiva remuneração, e recolher o valor descontado juntamente com a contribuição a seu cargo até o dia 20 do mês seguinte ao da competência.
Exemplo:
Remuneração do Trabalhador Autônomo = R$ 2.000,00
Retenção Previdenciária = R$ 220,00 (R$ 2.000,00 x 11%)
Valor a ser efetivamente pago pela empresa ao trabalhador = = R$ 1.780,00 (R$ 2.000,00 - R$ 220,00).
Nota :
O contribuinte individual que prestar serviços a pessoas físicas deverá permanecer como responsável por sua contribuição individual, mas o prestador de serviços à pessoa jurídica (empresas e equiparadas) terá o valor correspondente descontado/retido de sua remuneração mensal, encarregando-se o contratante do repasse desse montante à instituição bancária.
Quando o total da remuneração mensal, recebida pelo contribuinte individual por serviços prestados a uma ou mais empresas, for inferior ao limite mínimo do salário-de-contribuição (inferior ao salário mínimo vigente), o segurado deverá recolher diretamente a complementação da contribuição incidente sobre a diferença entre o limite mínimo do salário-de-contribuição e a remuneração total recebida, aplicando sobre a parcela complementar a alíquota de 20%. O vencimento da contribuição incidente sobre essa parcela complementar dar-se-á no dia 15 do mês subsequente à respectiva competência, prorrogando-se o vencimento para o dia útil subsequente, quando não houver expediente bancário no dia 15.
Exemplo:
Remuneração do Trabalhador Autônomo = R$ 100,00
Retenção pela Empresa Contratante = R$ 11,00 (11%)
Valor efetivamente pago pela empresa ao trabalhador = R$ 89,00
Base de cálculo mínima para a contribuição previdenciária = = R$ 465,00 (salário mínimo).
Valor a ser arrecadado pelo próprio trabalhador, em GPS, de forma a complementar o valor já descontado e recolhido pela empresa contratante será o seguinte: R$ 465,00 - R$ 100,00 = = R$ 365,00 x 20% = R$ 73,00
Além da contribuição descontada do contribuinte individual (empresário e autônomo), cabe à empresa a contribuição de 20% sobre o valor pago ou creditado.
Vale ressaltar que para o condutor autônomo de veículo rodoviário e para o auxiliar de condutor, em automóvel cedido em regime de colaboração, o salário-de-contribuição a ser considerado para apuração da contribuição previdenciária corresponde a 20% do rendimento bruto auferido pelo frete, carreto ou transporte de passageiros.
Exemplo:
Serviço de Frete Prestado em 06/07/2009
Valor bruto cobrado: R$ 1.500,00
Salário-de-Contribuição: R$ 1.500,00 x 20% = R$ 300,00
Contribuição Previdenciária: R$ 300,00 x 11% = R$ 33,00
Além da contribuição descontada do condutor autônomo, cabe à empresa a contribuição de 20% sobre o salário-de-contribuição, ou seja R$ 300,00.
Nota :
Os transportadores rodoviários autônomos contribuirão também para o Serviço Social do Transporte (SEST) com a alíquota de 1,5% e para o Serviço Nacional de Aprendizagem do Transporte (SENAT) com a alíquota de 1%, sendo que ambas as contribuições incidirão sobre o salário-de-contribuição.
Exemplo:
Salário-de-contribuição: R$ 300,00 (valor encontrado no exemplo anterior).
Valor a ser descontado do transportador autônomo: R$ 3,00 (1% do SENAT) e R$ 4,50 (1,5% do SEST).
b) IRRF
Os valores pagos aos empresários e aos autônomos estão sujeitos à retenção do IR/Fonte, mediante aplicação de alíquotas progressivas, observando o limite de isenção fixado na Tabela Progressiva.
Nota :
A legislação do Imposto de Renda considera como tributáveis os seguintes percentuais decorrentes de prestação de serviços de transporte, em veículo próprio, locado, etc.
O art. 629 do Decreto nº 3.000/99 (RIR) estabelece que o imposto na fonte incidirá sobre:
a) 40% do valor do serviço, decorrente do transporte de carga;
b) 60% do valor do serviço, decorrente do transporte de passageiros.
Exemplo:
Valor do serviço de transporte de passageiros: R$ 5.000,00
Valor tributável R$ 3.000,00 (60% de R$ 5.000,00)
Sobre o valor R$ 3.000,00 aplicar-se-á a retenção na fonte, utili-zando a tabela progressiva.
7.1. Autônomos
No mês de julho/2010, a empresa Editora Meta 2000 contratou autônomos para lhe prestarem os seguintes serviços:
a) Antônio Paulo Silva (Serviço de pintor, sendo que receberá pelo serviço o valor de R$ 800,00)
Remuneração bruta = R$ 800,00
Cálculo da Contribuição Previdenciária/Autônomo (11% de R$ 800,00) = R$ 88,00
Cálculo da Contribuição Previdenciária/Empresa (20% de R$ 800,00) = R$ 160,00
Valor líquido a receber (R$ 800,00 - R$ 88,00) = R$ 712,00
b) João Antônio Gomes (Serviço de transporte de cargas, sendo que receberá pelo serviço o valor de R$ 5.500,00)
Valor do frete (Rendimento bruto) = R$ 5.500,00
Base de Cálculo da Contribuição Previdenciária: 20% do valor do frete = R$ 5.500,00 x 20% = R$ 1.100,00
Cálculo da Contribuição Previdenciária/Empresa (20% de R$ 1.100,00) = R$ 220,00
Cálculo da Contribuição Previdenciária/Autônomo (11% de R$ 1.100,00) = R$ 121,00
Cálculo do SEST (1,5% de R$ 1.100,00) = R$ 16,50
Cálculo do SENAT (1% de R$ 1.100,00) = R$ 11,00
Rendimento Tributável (40% de R$ 5.500,00) = R$ 2.200,00
R$ 2.200,00 |
|
- R$ 121.00 |
(INSS) |
R$ 2.079,00 |
|
x 7.5% |
(Alíquota de IR) |
R$ 155,93 |
|
- R$ 112,43 |
( Parcela à deduzir) |
R$ 43,50 |
(IRF devido) |
Rendimento bruto = R$ 5.500,00
Dedução do INSS/Autônomo = R$ 121,00
Dedução SEST/SENAT = R$ 27,50
IRRF a recolher = R$ 43,50
Valor líquido a receber = R$ 5.308,00
c) Ana Paula Souza (Serviço de digitação, sendo que receberá pelo serviço o valor de R$ 3.300,00)
Rendimento bruto = R$ 3.300,00
Contribuição Previdenciária/Autônomo - R$ 3.300,00 x 11% = R$ 363,00
Cálculo da Contribuição Previdenciária/Empresa (20% de R$ 3.300,00) = R$ 660,00
R$ 3.300,00 |
|
- R$ 363,00 |
(INSS) |
R$ 2.937,00 |
|
x 15% |
(Alíquota de IR) |
R$ 440,55 |
|
- R$ 280,94 |
( Parcela à deduzir) |
R$ 159,61 |
(IRF devido) |
Rendimento bruto = R$ 3.300,00
Dedução do INSS/Autônomo = R$ 363,00
IRRF a recolher = R$ 159,61
Valor líquido a pagar = R$ 2.777,39
7.2. Empresários
No mês de março/2011, a Editora Meta 2000 remunera os sócios que percebem pró-labore e gratificações:
a) Eduardo Pedro Silva (Sócio-Diretor, com pró-labore no valor de R$ 6.500,00)
Rendimento bruto = R$ 6.500,00
Contribuição Previdenciária/Autônomo (11% de R$ 3.689,66 - limite máximo previdenciário) = R$ 405,86
Cálculo da Contribuição Previdenciária/Empresa (20% de R$ 6.500,00) = R$ 1.300,00
- Cálculo do IR:
R$ 6.500,00 |
|
- R$ 405,86 |
(INSS) |
R$ 6.094,14 |
|
x 27.5% |
(Alíquota de IR) |
R$ 1.675,88 |
|
- R$ 692,78 |
(Parcela à deduzir) |
R$ 983,10 |
(IRF devido) |
Rendimento bruto = R$ 6.500,00
Dedução do INSS/Autônomo = R$ 405,86
IRRF a recolher = R$ 983,10
Valor líquido a pagar = R$ 5.111,04
b) b)João Guimarães Rosa (Sócio-Gerente, com pró-labore no valor de R$ 2.500,00 e uma gratificação no valor de R$ 2.800,00)
Rendimento bruto = R$ 5.300,00
Contribuição Previdenciária/Autônomo (11% de R$ 3.689,66- limite máximo previdenciário) = R$ 405,86
Cálculo da Contribuição Previdenciária/Empresa (20% de R$ 5.300,00) = R$1.060,00
R$ 5.300,00 |
|
- R$405,86 |
(INSS) |
R$ 4.894,14 |
|
x 27.5% |
(Alíquota de IR) |
R$ 1.345,88 |
|
- R$ 692,78 |
(Parcela à deduzir) |
R$ 653,10 |
(IRF devido) |
Rendimento bruto = R$ 5.300,00
Dedução do INSS/Autônomo = R$ 405,86
IRRF a recolher = R$ 653,10
Valor líquido a pagar = R$ 4.241,04
7.3. Preenchimento da folha de pagamento
| Folha de Pagamento - Autônomos |
Empresa: Editora Meta 2000
Endereço: Rua Barbacena, 0001 - São Paulo Mês: Julho/2010 |
Nome Autônomo |
Serviço Prestado/nº de Inscrição |
Valor do Serviço |
Retenção
INSS |
SEST |
SENAT |
Retenção IR/Fonte |
Líquido a pagar |
Valor da Contribuição INSS Empresa |
Antônio Paulo
Silva |
Pintor/
15476983322 |
800,00 |
88,00 |
- |
- |
- |
712,00 |
160,00 |
João Antônio
Gomes |
Transporte/
Cargas
11234354611 |
5.500,00 |
121,00 |
16,50 |
11,00 |
43,50 |
5.308,00 |
220,00 |
Ana Paula
Souza |
Digitação/
14235765421 |
3.300,00 |
363,00 |
- |
- |
159,61 |
2.777,39 |
660,00 |
Total |
|
9.600,00 |
572,00 |
16,50 |
11,00 |
203,11 |
8.797,39 |
1.040,00 |
| Folha de Pagamento - Empresários |
Empresa: Editora Meta 2000
Endereço: Rua Barbacena, 0001 - São Paulo Mês: Março/2011 |
Nome do Empresário |
Atividade e/
nº Inscrição |
Valor Pró-Labore |
Gratificação |
Retenção INSS |
Retenção IR/Fonte |
Líquido a pagar |
Valor da Contribuição INSS Empresa |
Eduardo Pedro Silva |
Sócio-Diretor/
12354676512 |
6.500,00 |
- |
405,86 |
983,10 |
5.111,04 |
1300,00 |
João Guimarães Rosa |
Sócio-Gerente/
19874532422 |
2.500,00 |
2.800,00 |
405,86 |
653,10 |
4.241,04 |
1.060,00 |
Total |
|
9.000,00 |
2.800,00 |
811,72 |
1.636,20 |
9.352,08 |
2.360,00 |
Base legal: citada no texto.
|
