1. Introdução
Neste trabalho iremos abordar sobre as obrigações mensais e periódicas das empresas no curso no ano, pois para atender às disposições trabalhistas e previdenciárias as empresas se obrigam a cumprir determinadas obrigações mensais ou em períodos preestabelecidos.
Assim, discriminaremos a seguir as obrigações mensais e pe-riódicas relativas às legislações trabalhista e previdenciária, indicando os prazos de vencimento e informando a possibilidade de haver a prorrogação ou a obrigação de sua antecipação.
Para isso temos que observar os feriados:
a) nacionais civis declarados em Lei Federal;
b) a data magna do Estado fixada em Lei Estadual, também considerada feriado civil;
c) religiosos - dias de guarda declarados em Lei Municipal de acordo com a tradição local.
Os feriados religiosos poderão ser fixados em número não superior a quatro por ano, incluída a Sexta-feira da Paixão. Também temos como feriados religiosos, normalmente comemorados em âmbito nacional, Finados e Corpus Christi.
2. Obrigações a Serem Cumpridas Mensalmente durante o Ano
Existem obrigações trabalhistas e previdenciárias que terão que ser cumpridas durante o ano mensalmente, a saber:
a) até o último dia útil do 2º decêndio do mês subsequente ao mês de ocorrência dos fatos geradores ocorridos a partir de outubro/2009, conforme determinam o art. 5º da Lei nº 11.933/09 e o art. 64 da Lei nº 11.941/09.
IRRF - Prazo para recolhimento do IR/Fonte incidente sobre a remuneração paga aos empregados e trabalhadores autônomos.
b) até o 5º dia útil de cada mês
Pagamento de Salários - até o 5º dia útil do mês subsequente ao vencido devem ser pagos os salários estipulados por mês. Considera-se para efeito de contagem o sábado como dia útil, conforme determina o § 1º do art. 459 da CLT e a Instrução Normativa/SRT/MTb nº 1/89.
Nota :
Observa-se que o prazo para pagamento dos salários pagos aos quinzenalistas e semanalistas é até o 5º dia após o vencimento da quinzena ou da semana.
c) até o dia 5 de cada mês
As entidades qualificadas em formação técnico-profissional metódica, definidas no art. 8º do Decreto nº 5.598/05, deverão encaminhar ao Ministério do Trabalho e Emprego as informações referentes ao número de matrículas novas efetuadas no mês anterior de aprendizagem profissional, na forma do Anexo I da Portaria MTE nº 1.715/09.
O encaminhamento deve ser antecipado, quando não houver expediente bancário no dia 5.
d) até o dia 7 de cada mês
Depósito para FGTS - Até o dia 7 de cada mês terá que ser realizado o depósito do FGTS, a ser calculado sobre as remunerações pagas no mês anterior aos empregados e diretores optantes.
O depósito deve ser antecipado, quando não houver expediente bancário no dia 7.
A GFIP deve ser apresentada com as informações à Previdência Social, mesmo que não haja recolhimento do FGTS.
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) - todas as empresas que admitirem, demitirem ou transferirem empregados durante o mês estão obrigadas à entrega desse formulário, por meio eletrônico (internet e disquete).
O CAGED deverá ser enviado pela internet ou entregue na Delegacia Regional do Trabalho e Emprego, agência de atendimento do MTE ou postado nos Correios.
Quando o dia 7 não for dia útil, o CAGED deve ser enviado ao MTE até o dia útil anterior.
e) até o dia 10 de cada mês
Comunicação dos Registros dos Óbitos - O titular do Cartório de Registro Civil de Pessoas Naturais deve comunicar ao INSS o registro dos óbitos ocorridos ou não no mês anterior, devendo constar dessa relação filiação, data e local de nascimento da pessoa falecida.
Remessa da Cópia da Guia da Previdência Social (GPS) ao Sindicato - todas as empresas devem encaminhar ao sindicato representativo da categoria profissional mais numerosa entre seus empregados cópia da guia de recolhimento, relativa ao mês anterior.
Nota :
A data de vencimento do pagamento da Contribuição Previdenciária foi alterada para o dia 20 do mês subsequente. Quanto ao envio da GPS ao sindicato da categoria, mantivemos o dia 10, conforme determina o art. 225 do RPS aprovado pelo Decreto nº 3.048/99, por falta de previsão legal que defina outra data.
f) até o dia 15 de cada mês
Contribuições Previdenciárias - todos os contribuintes individuais, empregadores domésticos devem recolher a contribuição incidente sobre o salário-base e a remuneração devida ao empregado doméstico.
O recolhimento poderá ser prorrogado para o dia útil seguinte, caso não haja expediente bancário.
g) até o dia 20 de cada mês
Contribuição Previdenciária Rural - todo o produtor rural pessoa jurídica e física com empregados, segurado especial, adquirente, consignatário ou cooperativa de produtor rural deve recolher a contribuição previdenciária. Incluímos também nesse rol as agroindústrias, com exceção da piscicultura, suinicultura e avicultura.
Para contribuições previdenciárias relativas às competências devidas pela empresa, o recolhimento deverá ser antecipado para o primeiro dia útil anterior, se o vencimento acontecer em dia em que não haja expediente bancário.
h) até o último dia do mês
Contribuição Sindical dos Empregados - A contribuição sindical descontada deverá ser recolhida até o último dia de cada mês, por intermédio dos estabelecimentos bancários.
Os empregados que trabalharam no mês de março ou que, ao serem admitidos, não apresentarem prova do desconto da contribuição sindical serão descontados no primeiro mês subsequente ao reinício ou admissão.
Contribuição Adicional SENAI - Recolhimento da Contribuição Adicional de 20% calculada sobre a contribuição normal de 1% devida ao Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial (SENAI), pelas empresas sujeitas a essa contribuição de 1% que tenham mais de 500 empregados.
3. Obrigações a Serem Cumpridas Periodicamente no Ano
Existem obrigações que terão que ser cumpridas periodicamente durante o ano, as quais destacamos de acordo com o mês:
- Janeiro
Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) - A Portaria MTE nº 10/11 dispõe que o prazo de entrega da RAIS inicia-se no dia 17/01/2011 para todas as empresas, independentemente do número de empregados e forma de declaração.
Contribuição Sindical Patronal - O art. 587 da CLT dispõe que a contribuição deve ser recolhida até o último dia do mês de janeiro.
Diferença do 13º Salário - as diferenças apuradas quando do pagamento do 13º salário terão que ser pagas aos respectivos empregados ou ressarcidas à empresa, quando for o caso, até o dia 10 de janeiro de cada ano, conforme previsão no parágrafo único do art. 2º do Decreto nº 57.155/65.
Mapa de Avaliação Anual dos Dados Atualizados de Acidente do Trabalho - empresas privadas e públicas da administração direta e indireta, que tenham empregados regidos pela CLT devem encaminhar à Delegacia Regional do Trabalho até o dia 31 de janeiro, mapa contendo a avaliação anual dos dados atualizados de acidentes do trabalho, que foram registrados mensalmente, conforme determina a Norma Regulamentadora 4 (NR 4) em seu subitem 4.12, letra "i".
13º Salário nas Férias - O art. 2º, § 2º, da Lei nº 4.749/65 determina que o empregado que pretender receber a 1ª parcela do 13º salário juntamente com as férias terá que entregar uma solicitação ao empregador, durante o mês de janeiro do ano correspondente.
SEFIP - Competência 13 - As empresas estão obrigadas à entrega de GFIP/SEFIP declaratória para a competência 13 até 31 de janeiro do ano seguinte a da referida competência. Caso não hajam fatos geradores a informar na competência 13, também é necessária a entrega da GFIP/SEFIP com ausência de fato gerador (sem movimento), com indicativo de ausência de fato gerador (sem movimento), que é assinalado na tela de abertura do movimento, para o código 115.
- Fevereiro
Contribuição Sindical dos Autônomos e Profissionais Liberais - O art. 583 da CLT estabelece que os profissionais não organizados em empresas deverão recolher a contribuição anual até o último dia útil do mês de fevereiro de cada ano.
Resumo Estatístico Anual - Anexo II da Norma Regulamentadora NR 18 - subitem 18.32.2 - as empresas da indústria da construção civil devem enviar à FUNDACENTRO, até o último dia útil de fevereiro, o Resumo Estatístico Anual.
Nota :
O empregador deve encaminhar, por meio do serviço de postagem, à FUNDACENTRO, o Anexo II, Resumo Estatístico Anual, da NR-18 até o último dia útil de fevereiro do ano subsequente, mantendo cópia e protocolo de encaminhamento por um período de três anos, para fins de fiscalização do órgão regional competente do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
Comprovante de Rendimentos - o comprovante de rendimentos deve ser entregue ao beneficiário (empregado) até o último dia útil do mês de fevereiro do ano subsequente àquele a que se referirem os rendimentos ou por ocasião da rescisão do contrato de trabalho, se ocorrer antes dessa data.
Nota :
O § 1º do art. 2º da Instrução Normativa SRF nº 120/00 dispõe que a fonte pagadora, pessoa física ou jurídica, deverá fornecer à pessoa física beneficiária, até o último dia útil do mês de fevereiro do ano subsequente àquele a que se referirem os rendimentos, documentos comprobatórios, em uma via, com indicação da natureza e montante do pagamento, deduções e imposto retido no ano-calendário de 2009, conforme modelo oficial.
No caso de retenção na fonte e não fornecimento do comprovante, o contribuinte deve comunicar o fato à unidade local da Receita Federal de sua jurisdição, para as medidas legais cabíveis.
Ocorrendo inexatidão nas informações, tais como: salários que não foram pagos nem creditados no ano-calendário ou rendimentos tributáveis e isentos computados em conjunto, o interessado deve solicitar à fonte pagadora outro comprovante preenchido corretamente.
Na impossibilidade de correção, por motivo de força maior, o contribuinte pode utilizar os comprovantes de pagamentos mensais, ficando sujeito à comprovação de suas alegações, a critério da autoridade lançadora.
Ressalta-se que a fonte pagadora que deixar de fornecer aos beneficiários, dentro do prazo fixado ou fornecer com inexatidão, o comprovante de rendimentos, ficará sujeita ao pagamento de multa de R$ 41,43 por documento conforme determina o art. 4º da Instrução Normativa SRF nº 120/00.
Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) - A Portaria MTE nº 10/11 dispõe que o prazo de entrega da RAIS se encerra no dia 28/02/2011 para todas as empresas, independentemente do número de empregados e forma de declaração, inclusive a RAIS - Retificação.
- Março
Contribuição Sindical dos Empregados - O art. 582 da CLT estabelece que os empregadores são obrigados a descontar da folha de pagamento de seus empregados relativo ao mês de março de cada ano a referida contribuição por eles devida aos respectivos sindicatos e recolher no último dia útil do mês seguinte ao desconto.
Serviço Único de Engenharia e Medicina do Trabalho - Norma Regulamentadora NR-4, subitem 4.3.1 - as empresas que optarem pela manutenção de serviço único de Engenharia e Medicina do Trabalho ficam obrigadas a elaborar e submeter à aprovação da Secretaria de Segurança e Saúde no Trabalho, até o dia 30 de março, um programa bienal de Segurança e Medicina do Trabalho a ser desenvolvido.
As empresas que vierem a se instalar após o dia 30 de março de cada ano poderão constituir o serviço e elaborar o programa respectivo no prazo de 90 dias, a contar de sua instalação.
- Abril
Recolhimento da Contribuição Sindical Anual dos Empregados - O art. 583 da CLT determina que a contribuição sindical anual descontada dos empregados no mês de março terá que ser recolhida até o último dia do mês de abril, por intermédio da rede bancária arrecadadora.
- Maio
Salário-Família - o empregado, para se habilitar ao recebimento do salário-família, tem que apresentar, no mês de maio de cada ano, o cartão da criança para comprovação das vacinas obrigatórias de seus filhos menores de sete anos.
E também no mês de maio deverá o empregado apresentar o comprovante de frequência escolar referente ao filho maior de sete anos.
Nota :
A partir de 02/02/1999, com a publicação da Instrução Normativa MPS/DC nº 4/99, que estabelecia rotinas uniformizando os procedimentos para aplicação da Legislação Previdenciária, em especial as alterações trazidas pela Lei nº 9.876/99 regulamentada pelo Decreto nº 3.265/99, determinou que o atestado de vacinação-cartão da criança (com todas as vacinas obrigatórias) seja apresentado nos meses de maio a partir do ano 2000, pelos empregados que possuam filhos com idade até seis anos.
Sendo assim, o empregador deverá exigir a apresentação do cartão da criança de todos os seus empregados que tenham direito ao salário-família, cujos filhos estejam com idade até seis anos.
Observa-se que a Lei nº 9.876/99 trouxe ainda a exigência da comprovação de frequência à escola do filho ou equiparado, também vinculado ao recebimento do salário-família. O Decreto nº 3.265/99 determinou então que esta comprovação deverá ser efetuada semestralmente, pelos empregados que, considerando sua remuneração mensal, tenham direito à percepção do salário-família e que possuam filhos com idade a partir dos sete anos. A Instrução Normativa MPS/DC nº 4/99 esclareceu ainda que tal comprovação deverá ocorrer sempre nos meses de maio e novembro de cada ano, a partir do ano 2000.
Ressalta-se que os §§ 1º, 2º, 3º e 4º do art. 84 do Decreto nº 3.048/99 tratam do assunto em questão, como segue:
"Art. 84 - O pagamento do salário-família será devido a partir da data da apresentação da certidão de nascimento do filho ou da documentação relativa ao equiparado, estando condicionado à apresentação anual de atestado de vacinação obrigatória, até seis anos de idade, e de comprovação semestral de freqüência à escola do filho ou equiparado, a partir dos sete anos de idade.
§ 1º - A empresa deverá conservar, durante dez anos, os comprovantes dos pagamentos e as cópias das certidões correspondentes, para exame pela fiscalização do Instituto Nacional do Seguro Social, conforme o disposto no § 7º do art. 225.
§ 2º - Se o segurado não apresentar o atestado de vacinação obrigatória e a comprovação de freqüência escolar do filho ou equiparado, nas datas definidas pelo Instituto Nacional do Seguro Social, o benefício do salário-família será suspenso, até que a documentação seja apresentada.
§ 3º - Não é devido salário-família no período entre a suspensão do benefício motivada pela falta de comprovação da freqüência escolar e o seu reativamento, salvo se provada a freqüência escolar regular no período.
§ 4º - A comprovação de freqüência escolar será feita mediante apresentação de documento emitido pela escola, na forma de legislação própria, em nome do aluno, onde consta o registro de freqüência regular ou de atestado do estabelecimento de ensino, comprovando a regularidade da matrícula e freqüência escolar do aluno".
- Junho/Julho/Agosto/Setembro e Outubro
Nesses meses não há obrigações periódicas a serem cumpridas.
- Novembro
Primeira Parcela do 13º Salário - A Lei nº 4.090/62 com as alterações introduzidas pela Lei nº 4.749/65 regulamentada pelo Decreto nº 57.155/65 estabelece que os empregadores estão obrigados a pagarem a primeira parcela do 13º salário a todos os seus empregados, cujo o prazo se encerra em 30 de novembro.
Nota :
Entre os meses de fevereiro e novembro de cada ano, o empregador deverá pagar como adiantamento do 13º salário, de uma só vez, metade do salário recebido pelo respectivo empregado no mês anterior. A opção da época em que será efetuado o pagamento ficará a critério do empregador, não estando este obrigado a pagar o adiantamento no mesmo mês a todos os seus empregados.
Para o empregado que for admitido no curso do ano, ou ainda, se durante este não permanecer à disposição do empregador durante todos os meses, o adiantamento corresponderá à metade de 1/12 avos da remuneração, por mês de serviço ou fração igual ou superior a 15 dias de trabalho, conforme determina o § 4º do art. 3º do Decreto nº 57.155/65.
Salário-Família - o empregado para habilitar-se ao recebimento desse benefício tem que apresentar, no mês do novembro, da mesma forma que foi feito em maio, o comprovante de frequência escolar, referente ao filho maior de sete anos. Vide comentários no mês de maio.
- Dezembro
FGTS sobre a primeira Parcela do 13º Salário - O art. 27 do RFGTS, aprovado pelo Decreto nº 99.684/90 determina que o empregador deverá depositar até o dia 07 de dezembro o FGTS (8%) referente ao pagamento da primeira parcela do 13º salário, caso não haja expediente bancário, o depósito deve ser antecipado.
Segunda Parcela do 13º Salário - O art. 1º do Decreto nº 57.155/65 dispõe que o pagamento da segunda parcela do 13º salário terá que ser efetuado até o dia 20 de dezembro de cada ano, tomando-se por base a remuneração devida nesse mês, de acordo com o tempo de serviço do empregado no ano em curso.
Contribuição Previdenciária sobre o 13º Salário - O § 1º do art. 216 do Regulamento da Previdência Social (RPS), aprovado pelo Decreto nº 3.048/99 dispõe que todos os empregadores devem recolher as contribuições previdenciárias relativas ao 13º salário pago até o dia 20 de dezembro. Caso não haja expediente bancário neste dia, o recolhimento deve ser antecipado.
Observa-se que a contribuição previdenciária sobre o 13º salário é devida por ocasião do pagamento da última parcela, efetuado no mês de rescisão do contrato de trabalho ou no mês de dezembro, e deve incidir sobre o valor bruto da gratificação, sem compensação dos adiantamentos pagos, mediante aplicação da tabela de contribuição mensal, em separado do salário de dezembro.
Nota :
No pagamento da segunda parcela há incidência do INSS sobre o valor total do 13º salário.
De acordo com o art. 1º, parágrafo único, da Lei nº 7.787/89, art. 214, §§ 6º e 7º, do Regulamento da Previdência Social (RPS), aprovado pelo Decreto nº 3.048/99, a gratificação natalina - 13º salário pago ao segurado empregado e ao doméstico, integra o salário de contribuição.
3.1. Reclamatória trabalhista - Prazo de recolhimento - Alteração
Nos termos da Lei nº 11.941/09 (conversão, com alterações da Medida Provisória nº 449/08, entre outras modificações da legislação tributária federal, houve alteração no § 3º do art. 43 da Lei nº 8.212/91, o qual estabelecia sobre o prazo de recolhimento das contribuições previdenciárias decorrente de ações trabalhistas.
Anterior a essa modificação, o prazo para recolhimento das obrigações previdenciárias decorrente de ação trabalhista, ocorria no dia 10 do mês seguinte a liquidação da sentença, antecipando-se o vencimento quando no dia 10 não houvesse expediente bancário.
Contudo, a redação atual do § 3º do citado artigo, não fixa mais a data para esse recolhimento, ficando condicionado ao prazo em que devam ser pagos os créditos encontrados em liquidação de sentença ou em acordo homologado.
Assim, as contribuições sociais serão apuradas mês a mês, com referência ao período da prestação de serviços, mediante a aplicação de alíquotas, limites máximos do salário-de-contribuição e acréscimos legais moratórios vigentes, relativamente a cada uma das competências abrangidas, devendo o recolhimento ser efetuado no mesmo prazo em que devam ser pagos os créditos encontrados em liquidação de sentença ou em acordo homologado, sendo que nesse último caso o recolhimento será feito em tantas parcelas quantas as previstas no acordo, nas mesmas datas em que sejam exigíveis e proporcionalmente a cada uma delas.
4. Recolhimento Trimestral de INSS
Contribuição Previdenciária dos Contribuintes Individuais e Empregadores Domésticos - esses contribuintes podem optar pelo recolhimento trimestral da contribuição previdenciária. Essa opção é aplicada para recolhimentos cujos salários-de-contribuição sejam iguais ao valor do salário-mínimo.
Nota :
A opção pelo recolhimento trimestral iniciou-se a partir do 3º trimestre de 1998, o contribuinte poderá efetuar o recolhimento, agrupando os valores das competências por trimestre civil, ou seja:
- janeiro, fevereiro e março;
- abril, maio e junho;
- julho, agosto e setembro; e
- outubro, novembro e dezembro.
